Automatisierung von internen Feedback-Prozessen mit ServiceNow: Effizienzsteigerung im Eventmanagement

Stellen Sie sich vor, Sie stehen vor der Herausforderung, ein großes interner Event zu organisieren. Die Planungen sind bereits in vollem Gange, aber Sie merken schnell, dass es an der Zeit ist, Feedback von Ihren Kollegen einzuholen. Was folgt, sind endlose E-Mails, Meetings und eine Flut von unterschiedlichen Rückmeldungen, die am Ende nur noch mehr Chaos verursachen. Jeder kennt es: Feedback-Prozesse sind oft zeitraubend und ineffizient. Aber was wäre, wenn Sie diese Prozesse automatisieren könnten? Hier kommt ServiceNow ins Spiel.

Warum interne Feedback-Prozesse automatisieren?

In der heutigen Arbeitswelt ist Effizienz ein Schlüssel zur Wettbewerbsfähigkeit. Interne Feedback-Prozesse sind entscheidend, um zu verstehen, wie gut Ihre Events bei den Mitarbeitern ankommen, was verbessert werden kann und welche neuen Ideen es gibt. Doch das manuelle Einholen und Auswerten von Feedback kann zu einem echten Zeitfresser werden.

Die Automatisierung dieser Prozesse mit einem leistungsstarken Tool wie ServiceNow kann nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch sicherstellen, dass Sie wertvolle Rückmeldungen schnell und gezielt erhalten. Sie schaffen Raum für Kreativität und Innovation, während die Verwaltung der Feedback-Prozesse im Hintergrund reibungslos abläuft.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Automatisierung von Feedback-Prozessen mit ServiceNow

1. Vorbereitung und Zielsetzung

Bevor Sie die Automatisierung angehen, ist es wichtig, klare Ziele zu definieren. Was möchten Sie durch die Automatisierung erreichen? Möchten Sie die Anzahl der Rückmeldungen erhöhen, die Bearbeitungszeit reduzieren oder vielleicht die Qualität des Feedbacks verbessern? Legen Sie messbare Ziele fest, die Ihnen helfen, den Erfolg der Automatisierung zu bewerten.

2. Identifizierung der relevanten Feedback-Kanäle

Überlegen Sie, welche Kanäle für die Einholung von Feedback am besten geeignet sind. Möchten Sie Umfragen, Interviews oder vielleicht ein einfaches Bewertungssystem einführen? Die Wahl des Kanals hat einen direkten Einfluss auf die Qualität und Quantität des Feedbacks, das Sie erhalten.

3. Einrichten von ServiceNow

Um die Automatisierung erfolgreich umzusetzen, müssen Sie zunächst ServiceNow einrichten. Hier sind die grundlegenden Schritte:

• Benutzerkonto erstellen: Stellen Sie sicher, dass Sie über ein ServiceNow-Konto verfügen und die erforderlichen Berechtigungen haben.
• Module auswählen: Wählen Sie die Module aus, die Sie für das Feedback-Management verwenden möchten, z. B. „ServiceKatalog“ und „Umfragen“.
• Benutzerdefinierte Skripte erstellen: Verfassen Sie Skripte, die spezifische Feedback-Prozesse abwickeln. Hierzu kommen wir später im Detail.

4. Erstellung und Anpassung von Feedback-Umfragen

ServiceNow bietet die Möglichkeit, benutzerdefinierte Umfragen zu erstellen. Nutzen Sie diese Funktion, um gezielte Fragen zu formulieren, die Ihnen bei der Auswertung des Feedbacks helfen. Hier ein einfaches Beispiel: Sie planen eine Veranstaltung und möchten wissen, wie zufrieden die Teilnehmer mit der Organisation waren. Fragen könnten beispielsweise sein:

• Wie bewerten Sie die Organisation der Veranstaltung auf einer Skala von 1 bis 5?
• Gab es Punkte, die Sie besonders positiv oder negativ empfunden haben?

5. Automatisierung der Feedback-Erfassung

Hier kommt die wahre Stärke von ServiceNow zum Tragen. Durch die Erstellung von Automatisierungsregeln können Sie sicherstellen, dass Umfragen automatisch an die Teilnehmer gesendet werden, sobald das Event abgeschlossen ist. Nutzen Sie die Workflow-Engine von ServiceNow, um:

• Automatisch E-Mails mit einem Link zur Umfrage zu versenden.
• Erinnerungen für diejenigen zu erstellen, die die Umfrage noch nicht ausgefüllt haben.
• Die Antworten in einer zentralen Datenbank zu speichern.

6. Auswertung der Ergebnisse

Sobald das Feedback gesammelt ist, können Sie die Daten mit ServiceNow auswerten. Sie haben die Möglichkeit, Berichte zu erstellen, die Ihnen dabei helfen, die Ergebnisse visuell darzustellen. Beispielsweise können Sie Diagramme verwenden, um die Zufriedenheit der Teilnehmer auf einen Blick zu erfassen und zu analysieren.

7. Iteration und Verbesserung

Feedback-Prozesse sollten nicht statisch sein. Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um Ihre zukünftigen Events kontinuierlich zu verbessern. Planen Sie regelmäßige Meetings ein, um die Resultate zu besprechen und Anpassungen vorzunehmen.

Technische Aspekte der Automatisierung

Mit ServiceNow ist die Automatisierung der Feedback-Prozesse einfach und unkompliziert. Hier sind einige technische Aspekte, die Sie beachten sollten:

• Benutzerdefinierte Skripte: Diese helfen Ihnen, spezifische Anforderungen zu erfüllen. Erstellen Sie Skripte, die beispielsweise bestimmte Rückmeldungen priorisieren oder die Erstellung von Berichten automatisieren.
• Integration von Drittanbietern: Nutzen Sie API-Schnittstellen, um Tools wie Google Forms oder SurveyMonkey einzubinden, falls gewünscht.
• Benutzerfreundlichkeit: Achten Sie darauf, dass die Umfragen und Feedback-Mechanismen einfach und intuitiv zu bedienen sind, um eine hohe Beteiligung zu fördern.

Vorteile der Automatisierung

Die Automatisierung von Feedback-Prozessen mit ServiceNow bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Zeitersparnis: Durch die Automatisierung reduzieren Sie manuelle Arbeiten erheblich.
• Erhöhte Rücklaufquote: Automatisierte Erinnerungen helfen, die Rücklaufquote zu steigern.
• Genaue Auswertung: Mit automatisierten Berichten haben Sie sofort einen Überblick über das Feedback.

Tipps und Tricks zur Optimierung des Workflows

Um den Workflow weiter zu optimieren, beachten Sie folgende Punkte:

• Testen Sie Ihre Umfragen im Vorfeld mit einer kleinen Gruppe, um sicherzustellen, dass die Fragen klar und verständlich sind.
• Sehen Sie sich die Daten regelmäßig an, um Trends zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.
• Bitten Sie Feedback zu den Umfragen selbst, um herauszufinden, wie Sie den Prozess verbessern können.

Schlussfolgerung und Handlungsaufforderung

Die Automatisierung von internen Feedback-Prozessen ist eine entscheidende Maßnahme, um Effizienz und Effektivität in Ihrem Eventmanagement zu steigern. ServiceNow bietet Ihnen die nötigen Werkzeuge, um diesen Prozess zu optimieren und wertvolle Rückmeldungen einfach und schnell zu erfassen. Lassen Sie sich nicht von ineffizienten Prozessen aufhalten – nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung!

Wir von UXUIX stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihnen den Einstieg in ServiceNow zu erleichtern. Kontaktieren Sie unser Entwickler-Team für weitere Ressourcen und Unterstützung. Gemeinsam gestalten wir Ihre Feedback-Prozesse effizienter!