Effizientes Onboarding für IT-Teams: Trello als Schlüssel zur Automatisierung von Dokumenten

Stellen Sie sich vor, Sie haben gerade ein neues Teammitglied eingestellt. Die Vorfreude auf frische Ideen und neue Perspektiven ist groß. Doch dann taucht das nächste große Problem auf: das Onboarding. Wie stellen Sie sicher, dass das neue Teammitglied alle Informationen erhält, die es benötigt, um schnell produktiv zu werden? Ein unstrukturierter Onboarding-Prozess kann nicht nur zu Verwirrung führen, sondern auch wertvolle Zeit und Ressourcen kosten.

Hier kommt Trello ins Spiel. Mit diesem flexiblen Projektmanagement-Tool können IT-Teams ihre Onboarding-Dokumente effektiv automatisieren und gestalten. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe von Trello Checklisten für Ihr Onboarding erstellen und Ihre Designprozesse optimieren können, um den Einstieg neuer Teammitglieder so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Warum Trello für Ihr Onboarding?

Trello bietet eine visuelle und benutzerfreundliche Plattform, die sich hervorragend für die Organisation und Automatisierung von Arbeitsabläufen eignet. Es ermöglicht Ihnen, Aufgaben, Checklisten und Dokumente an einem Ort zu bündeln, wodurch der gesamte Onboarding-Prozess transparenter und einfacher wird. Das Beste daran ist: Mit Trello können Sie Standardprozesse automatisieren, was erheblich Zeit und Geld spart.

Checkliste zur Erstellung von Onboarding-Dokumenten mit Trello

1. Schritt 1: Trello-Konto erstellen
   • Besuchen Sie die Trello-Website und erstellen Sie ein kostenloses Konto oder melden Sie sich an.
   • Richtern Sie ein neues Board, das etwa „Onboarding-Team“ oder „Onboarding-Prozess“ heißt.
2. Schritt 2: Listen erstellen
   • Erstellen Sie mehrere Listen, die die verschiedenen Phasen Ihres Onboarding-Prozesses darstellen. Beispielsweise: „Vor dem ersten Tag“, „Erster Tag“, „Erste Woche“ und „Erster Monat“.
   • Nutzen Sie diese Listen, um verschiedene Aufgaben und Dokumente zu kategorisieren.
3. Schritt 3: Karten hinzufügen
   • Erstellen Sie für jede Aufgabe oder jedes Dokument eine Karte. Einige nützliche Karten könnten sein: „Zugriff auf Software gewähren“, „Unternehmensrichtlinien bereitstellen“, „Einführungsgespräch planen“ oder „Einführung in die Teamstruktur“.
   • Versehen Sie jede Karte mit ausreichend Informationen, damit neue Teammitglieder genau wissen, was zu tun ist.
4. Schritt 4: Checklisten erstellen
   • Nutzen Sie die Checklisten-Funktion auf jeder Karte, um spezifische Unteraufgaben zu definieren. Zum Beispiel: Unter „Zugriff auf Software gewähren“ könnten Sie „Zugang zu E-Mails gewähren“, „Zugang zu Projektmanagement-Tools einrichten“ und „Zugang zu Ressourcen-Ordner gewähren“ als Unterpunkte hinzufügen.
   • So behalten neue Mitarbeiter den Überblick über ihre Verantwortlichkeiten.
5. Schritt 5: Fristen festlegen
   • Fügen Sie Fristen zu jeder Karte hinzu, um sicherzustellen, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Dies kann die Verantwortlichkeit fördern und Verzögerungen im Onboarding-Prozess minimieren.
6. Schritt 6: Automatisierung mit Butler
   • Trello bietet eine Automatisierungsfunktion namens Butler. Nutzen Sie diese, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Zum Beispiel könnten Sie eine Regel erstellen, die automatisch eine Begrüßungskarte an neue Mitarbeiter sendet, sobald sie im System eingetragen werden.
   • Setzen Sie Workflow-Trigger ein, um Aktionen auszulösen, sobald eine Karte in eine bestimmte Liste verschoben wird.
7. Schritt 7: Dokumente anhängen und Ressourcen bereitstellen
   • Sie können Dokumente direkt an die Karten anhängen oder Links zu externen Ressourcen hinzufügen. Dazu gehören Benutzerhandbücher, Video-Tutorials oder andere nützliche Materialien, die neuen Mitarbeitern helfen, schnell Fuß zu fassen.
8. Schritt 8: Feedback einholen
   • Fügen Sie eine Karte hinzu, um am Ende des Onboardings Feedback von neuen Mitarbeitern zu sammeln. Dies kann Ihnen helfen, den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Beispiele für Klassische Anwendungsfälle

Lassen Sie uns einige klassischer Anwendungsfälle betrachten, um die Vorteile von Trello im Onboarding-Prozess zu verdeutlichen:

• Einheitliches Onboarding: Mit Trello stellen Sie sicher, dass jeder neue Mitarbeiter denselben Informationsstand hat. Alle relevanten Dokumente und Schulungen sind strukturiert und leicht zugänglich.
• Effizientes Zeitmanagement: Mit klaren Fristen und Automatisierungen bleiben alle auf Kurs. Verzögerungen werden minimiert, und neue Mitarbeiter können schneller produktiv werden.
• Weniger manuelle Aufgaben: Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Teammitglieder mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten aufwenden. Sie müssen nicht mehr jede Aufgabe manuell überwachen.

Wichtige technische Aspekte:

Ein zentraler Aspekt der Automatisierung mit Trello sind die Workflow-Trigger. Diese ermöglichen es Ihnen, spezifische Aktionen auszulösen, wenn Bedingungen erfüllt sind:

• Kartenverschiebungen: Sie können festlegen, dass eine Karte nach einer bestimmten Frist automatisch in die nächste Liste verschoben wird.
• Checklistenaktionen: Automatisieren Sie das Hinzufügen von Checklisten-Elementen, wenn eine Karte erstellt wird, oder markieren Sie bestimmte Punkte als erledigt, wenn die Karte verschoben wird.

Die Effizienz, die Trello durch diese Automatisierungen bietet, ist enorm. Sie minimieren den Verwaltungsaufwand und können so Ressourcen besser einsetzen. Für IT-Teams bedeutet dies, dass sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, während Trello die administrativen Aufgaben übernimmt.

Nützliche Tipps und Tricks

• Visualisieren Sie den Prozess: Nutzen Sie die Farben und Labels in Trello, um verschiedene Aufgabentypen zu kennzeichnen. So wird es für neue Mitarbeiter einfacher, den Überblick zu behalten.
• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie Ihr Onboarding-Board regelmäßig und passen Sie es an, um sicherzustellen, dass es immer aktuell bleibt und den Bedürfnissen des Teams entspricht.
• Schulungen organisieren: Stellen Sie sicher, dass neue Teammitglieder Schulungen oder Einführungen in die Tools erhalten, die sie im Arbeitsalltag benötigen.

Fazit und Handlungsaufforderung

Das Onboarding neuer Mitarbeiter muss nicht chaotisch oder zeitaufwendig sein. Mit Trello können IT-Teams einen strukturierten und automatisierten Prozess entwickeln, der nicht nur den neuen Mitarbeitern einen sanften Einstieg ermöglicht, sondern auch die Effizienz des gesamten Teams steigert.

Wenn Sie bereit sind, Ihre Onboarding-Prozesse zu revolutionieren, laden wir Sie ein, Trello auszuprobieren und die oben genannten Schritte zu befolgen. Bei Fragen oder zur Unterstützung stehen Ihnen unser Entwickler-Team von UXUIX gerne zur Verfügung. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!