Automatisierungen

Cybersecurity neu gedacht: Mit Intercom Schritt für Schritt Vertragsfristen im Blick behalten

Cybersecurity neu gedacht: Automatische Erinnerungen an ablaufende Verträge mit Intercom

Als UX/UI-Designer kennen Sie die Herausforderungen, die bei der Verwaltung von Verträgen auftreten. Der Stress, daran zu denken, wann ein Vertrag abläuft, kann zu finanziellen Verlusten und verpassten Chancen führen. Stellen Sie sich vor, Sie müssten sich nicht mehr um diese Fristen kümmern. Stattdessen könnten Sie Ihre Zeit und Energie in kreative Designs investieren und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Ihre Verträge rechtzeitig erneuert oder gekündigt werden. Genau hier kommt Intercom ins Spiel – das Tool, das nicht nur die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Kunden kommunizieren, revolutioniert, sondern auch einen Schlüssel zu automatisierten Prozessen bietet, die Ihnen helfen, den Überblick über ablaufende Verträge zu behalten.

Warum Automatisierung?

Vor der Automatisierung von Geschäftsprozessen war es üblich, dass Designer von einer Fülle von Aufgaben überfordert waren, darunter die Verwaltung von Verträgen. Das manuelle Nachverfolgen von Fristen kann zu enormem Zeitaufwand führen. Die Automatisierung dieses Prozesses ermöglicht es Ihnen, Ressourcen effizienter zu nutzen, die Fehlerquote zu senken und Ihre Produktivität erheblich zu steigern.

Intercom als Lösung

Intercom ist eine Plattform, die Sie mit Ihren Nutzern in Verbindung bringt, um deren Erfahrungen zu verbessern. Mit integrierten Funktionen wie Messenger, Chatbots und automatisierten Kampagnen kann Intercom nicht nur die Kommunikation verbessern, sondern auch dabei helfen, wichtige Fristen nicht zu verpassen. Durch die Automatisierung von Erinnerungen können Sie Verträge im Blick behalten, ohne selbst ständig daran denken zu müssen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Automatische Erinnerungen an ablaufende Verträge mit Intercom

Schritt 1: Intercom-Konto erstellen

Der erste Schritt besteht darin, ein Intercom-Konto zu erstellen. Besuchen Sie die Intercom-Website und folgen Sie dem Registrierungsprozess. Sie benötigen lediglich eine gültige E-Mail-Adresse und einige grundlegende Informationen über Ihr Unternehmen.

Schritt 2: Integration von Zahlungsanbietern und CRM

Um die Funktion der automatischen Erinnerungen zu nutzen, müssen Sie sicherstellen, dass Intercom mit Ihrem CRM-System und Ihren Zahlungsanbietern verbunden ist. Dies ist wichtig, da Sie die Vertragsdetails und deren Gültigkeit direkt aus Ihrem System abrufen möchten.

  • Gehen Sie zu den „Einstellungen“ in Ihrem Intercom-Dashboard.
  • Wählen Sie „Integrationen“ und suchen Sie nach Ihrem CRM und Zahlungsanbieter.
  • Befolgen Sie die Anweisungen zur Verbindung von Intercom mit diesen Diensten.

Schritt 3: Erstellen von Vertragsdaten

Nachdem Sie die erforderlichen Integrationen eingerichtet haben, ist es an der Zeit, die Vertragsdaten in Intercom einzugeben. Dies kann manuell oder durch einen Import von Daten aus Ihrem CRM geschehen. Achten Sie darauf, folgende Informationen für jeden Vertrag einzugeben:

  • Vertragspartner
  • Vertragsart
  • Start- und Enddatum
  • Vertragssumme
  • Wichtige Bedingungen

Wenn die Daten eingegeben sind, können Sie die Verträge einfach nach ihren Fristen filtern. Dies hilft Ihnen, bevorstehende Abläufe zu überwachen.

Schritt 4: Automatische Erinnerungen einrichten

Jetzt kommt der spannende Teil: die Einrichtung automatisierter Erinnerungen. Mit Intercom können Sie Bots nutzen, um Ihren Nutzern relevante Informationen zu senden.

  • Gehen Sie zu „Automatisierung“ in Ihrem Intercom-Dashboard.
  • Klicken Sie auf „Neue Automatisierung erstellen“. Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Vorlagen oder Sie können eine benutzerdefinierte Automatisierung erstellen.
  • Wählen Sie „Vertragsablauf“ als Trigger für Ihre Automatisierung.
  • Definieren Sie, wann die Erinnerung gesendet werden soll: z.B. 30 Tage vor Ablauf oder 7 Tage nach dem Ablauf.
  • Gestalten Sie die Nachricht, die an die relevanten Benutzer gesendet werden soll. Sie können auch personalisierte Elemente hinzufügen, um Ihre Nachricht ansprechender zu gestalten.

Schritt 5: Testen Sie die Automatisierung

Bevor Sie Ihre Automatisierung live schalten, ist es wichtig, diese zu testen. Intercom bietet eine Testumgebung, in der Sie überprüfen können, ob alles wie gewünscht funktioniert.

  • Aktivieren Sie den Testmodus in Ihrem Automatisierungsbereich.
  • Verwenden Sie Beispielverträge und überprüfen Sie, ob die Erinnerungen zur richtigen Zeit gesendet werden.
  • Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation klar und effektiv ist.

Schritt 6: Analysieren und Optimieren

Nach der Implementierung sollten Sie regelmäßig die Ergebnisse analysieren und Ihre Strategie anpassen. Intercom bietet Ihnen eine Vielzahl von Analyse-Tools, mit denen Sie die Interaktion der Nutzer mit Ihren Erinnerungen bewerten können.

  • Überprüfen Sie die Öffnungs- und Klickraten in Ihren Nachrichten.
  • Analysieren Sie, ob die Erinnerungen tatsächlich zu einem Anstieg der abgeschlossenen Vertragsverlängerungen führen.
  • Optimieren Sie die Nachricht basierend auf den Rückmeldungen der Nutzer und den gesammelten Daten.

Vorteile der Automatisierung mit Intercom

Die Automatisierung mithilfe von Intercom bietet zahlreiche Vorteile:

  • Zeitersparnis: Durch die Automatisierung von Erinnerungen haben Sie mehr Zeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – Ihre kreativen Projekte.
  • Fehlerreduktion: Manuelle Eingaben sind fehleranfällig. Automatisierte Systeme minimieren diese Risiken.
  • Verbesserte Kommunikation: Mit personalisierten Erinnerungen fühlen sich Ihre Nutzer geschätzt und gut informiert.
  • Kosteneffizienz: Durch rechtzeitige Vertragsverlängerungen vermeiden Sie finanzielle Verluste.

Tipps und Tricks zur Optimierung Ihres Workflows

  • Setzen Sie klare Fristen für die Bereitstellung der Vertragsdaten. Dies wird helfen, die Effizienz zu steigern.
  • Nutzen Sie CI/CD-Integrationen, um den Prozess weiter zu vereinfachen.
  • Informieren Sie Ihr Team regelmäßig über Änderungen an Verträgen und Erinnerungen.
  • Prüfen Sie regelmäßig die Effizienz Ihrer Automatisierungen und passen Sie diese gegebenenfalls an.

Schlussfolgerung

Die Automatisierung von Erinnerungen an ablaufende Verträge wird nicht nur Ihren Workflow verbessern, sondern auch sicherstellen, dass keine wichtigen Fristen übersehen werden. Mit Intercom haben Sie ein leistungsstarkes Tool an der Hand, das Ihnen hilft, dieses Ziel zu erreichen. Nutzen Sie die oben genannten Schritte, um Ihre Erinnerungen effizient einzurichten und die Vorteile der Automatisierung voll auszuschöpfen.

Wenn Sie weitere Ressourcen oder Unterstützung von unserem Entwicklerteam bei UXUIX benötigen, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Zusammen können wir Ihre Prozesse optimieren und Ihre Zeit sinnvoller nutzen. Zögern Sie nicht, die ersten Schritte zur Automatisierung Ihres Vertragsmanagements zu unternehmen!