Einführung: Die Herausforderung der Vertragsverwaltung im Personalwesen

Im Personalwesen lenken wir nicht nur die Fäden der Mitarbeiterführung, sondern müssen auch zahlreiche administrative Aufgaben im Blick behalten. Eine der größten Herausforderungen ist die Vertragsverwaltung. Stellen Sie sich vor, Ihr Team stürzt sich in die aufregende Planung neuer Projekte, während gleichzeitig die Fristen für ablaufende Verträge unbemerkt verstreichen. Diese Szenarien können nicht nur zu finanziellen Verlusten führen, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeiter und Partner gefährden.

Hier kommt UiPath ins Spiel. Als führende Plattform für Robotic Process Automation (RPA) bietet UiPath nicht nur Lösungen, um alltägliche Aufgaben zu automatisieren, sondern auch innovative Ansätze zur Erinnerung an ablaufende Verträge. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit UiPath automatisierte Erinnerungslösungen implementieren können, um Ihre Vertragsverwaltung zu optimieren und tiefere Analysen durchzuführen.

Die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Die Landschaft des Personalwesens wandelt sich, und mit ihr die Notwendigkeit, Prozesse zu automatisieren. Hier sind einige Vorteile, die durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen, speziell im Bezug auf die Vertragsverwaltung, erreicht werden können:

• Zeitersparnis: Manuelle Erinnerungen und Nachverfolgungen kosten wertvolle Zeit. Mit UiPath können Sie diese Aufgaben automatisieren und sich auf strategische Entscheidungen konzentrieren.
• Kosteneffizienz: Weniger Fehler bedeuten weniger Kosten. Automatisierungen reduzieren das Risiko von finanziellen Einbußen durch abgelaufene Verträge.
• Erhöhte Genauigkeit: Automatisierte Systeme sind weniger fehleranfällig als menschliche Erinnerungen. Sie stellen sicher, dass keine Fristen übersehen werden.
• Tiefere Analysen: Automatisierung ermöglicht eine umfangreiche Datenerfassung und -analyse, was Ihnen wertvolle Einblicke für zukünftige Entscheidungen bietet.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung von UiPath

In diesem Abschnitt werden wir die Implementierung einer automatisierten Erinnerung an ablaufende Verträge mit UiPath detailliert durchgehen.

Schritt 1: Vorbereitungen treffen

Zunächst müssen Sie verstehen, welche Informationen Sie für die Automatisierung benötigen. Dazu gehören:

• Liste aller bestehenden Verträge mit ihren jeweiligen Ablaufdaten.
• Kontaktdaten der verantwortlichen Personen für jeden Vertrag.
• System zur Dokumentenablage (z. B. SharePoint, Google Drive, lokal gespeicherte Dateien).

Stellen Sie sicher, dass diese Informationen in einem leicht zugänglichen Format vorliegen, z. B. in einer Excel-Tabelle.

Schritt 2: UiPath Studio einrichten

Wenn Sie UiPath noch nicht installiert haben, laden Sie die aktuelle Version von der offiziellen UiPath-Website herunter. Erstellen Sie ein neues Projekt in UiPath Studio:

1. Öffnen Sie UiPath Studio und klicken Sie auf „Neues Projekt“.
2. Wählen Sie „Leeres Projekt“ und geben Sie Ihrem Projekt einen aussagekräftigen Namen, wie z. B. „Vertragsverwaltung“.

Schritt 3: Automatisierte Dateiübertragung einrichten

Um Informationen zu den ablaufenden Verträgen zu verwalten, benötigen Sie eine Automatisierung, die die Daten aus Ihrer Excel-Datei extrahiert. Dazu verwenden Sie die Aktivitäten „Excel Application Scope“ und „Read Range“. Hier ist, wie Sie dies einrichten können:

1. Fügen Sie die Aktivität „Excel Application Scope“ in Ihrem Workflow hinzu und verknüpfen Sie Ihr Excel-Dokument.
2. Innerhalb des Excel Application Scope, fügen Sie die Aktivität „Read Range“ hinzu, um die Vertragsdaten zu extrahieren.
3. Speichern Sie die extrahierten Daten in einer DataTable-Variable.

Schritt 4: Ablaufdatum überwachen

Jetzt müssen wir eine Logik implementieren, die die Ablaufdaten prüft. Hierzu verwenden Sie eine Schleife:

1. Fügen Sie die Aktivität „For Each Row“ hinzu, um durch jede Zeile in Ihrer DataTable zu iterieren.
2. Überprüfen Sie das Ablaufdatum, indem Sie eine If-Bedingung hinzufügen, die das heutige Datum mit dem Ablaufdatum vergleicht.
3. Wenn das Ablaufdatum in den nächsten 30 Tagen liegt, speichern Sie die Informationen zur Erinnerung.

Schritt 5: Erinnerungsbenachrichtigung einrichten

Nach der Identifikation ablaufender Verträge, müssen wir eine Benachrichtigung einrichten. Eine Möglichkeit ist, eine E-Mail zu verschicken:

1. Fügen Sie die Aktivität „Send Outlook Mail Message“ hinzu.
2. Verknüpfen Sie die zuvor gesammelten Informationen (z. B. Vertragspartner, Ablaufdatum) in der E-Mail.
3. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail an die richtige Kontaktadresse gesendet wird.

Schritt 6: Workflow testen und implementieren

Nach der Entwicklung Ihres Workflows ist es wichtig, diesen gründlich zu testen. Überprüfen Sie, ob alle Bedingungen und Benachrichtigungen funktionieren. Führen Sie Testläufe durch und stellen Sie sicher, dass die Erinnerungen rechtzeitig versendet werden.

Tipps und Tricks zur Optimierung des Workflows

• Planen Sie regelmäßige Wartungen für den Workflow ein, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell sind.
• Nutzen Sie Logging-Funktionen in UiPath, um bei Problemen schnell reagieren zu können.
• Integrieren Sie Feedbackschleifen von den Nutzern, um den Workflow kontinuierlich zu verbessern.

Schlussfolgerung: Die nächste Stufe der Vertragsverwaltung erreichen

Die Automatisierung mit UiPath bietet eine effektive Lösung für die Herausforderungen der Vertragsverwaltung im Personalwesen. Durch die Implementierung automatisierter Erinnerungen an ablaufende Verträge können Unternehmen Zeit und Kosten sparen sowie die Genauigkeit ihrer Verwaltungsprozesse erhöhen. Dieser Schritt in Richtung Automatisierung ist nicht nur eine Effizienzsteigerung, sondern auch eine strategische Initiative zur Verbesserung der Unternehmensabläufe.

Wir laden Sie ein, sich mit unserem Entwicklerteam von UXUIX in Verbindung zu setzen, um weitere Ressourcen zu entdecken und Unterstützung bei der Implementierung Ihrer eigenen Automatisierungslösungen zu erhalten. Gemeinsam können wir Ihre Prozesse optimieren und auf das nächste Level heben.