Automatisierte Vertragsüberwachung leicht gemacht: So optimieren Operations-Teams ihre Prozesse mit Make.com

Stellen Sie sich vor, Ihr Team könnte sich ganz auf die strategischen Aspekte Ihrer Arbeit konzentrieren, ohne sich ständig um ablaufende Verträge kümmern zu müssen. Stattdessen arbeiten Sie effizienter, sparen Zeit und vermeiden teure Fehltritte. Für viele Operations-Teams ist das eine Utopie. Doch genau hier setzt die Automatisierung an – und Make.com bietet die Lösung! In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Make.com eine automatisierte Erinnerung an ablaufende Verträge einrichten und somit Ihre Prozesse optimieren können.

Die Herausforderung: Ablaufende Verträge und deren Risiken

Vertragsmanagement ist eine der mühsamsten Aufgaben im Operations-Bereich. Verträge laufen aus, Fristen verstreichen und auf einmal steht Ihr Unternehmen da – ohne die notwendigen Vereinbarungen, um reibungslos weiterarbeiten zu können. Die Folgen sind oft gravierend: von finanziellen Verlusten bis hin zu geschädigten Beziehungen zu Geschäftspartnern. Eine häufige Herausforderung, die viele Teams anspricht, sind die fehlenden Erinnerungen an bevorstehende Abläufe von Verträgen.

Die Lösung: Make.com für Ihre automatisierte Vertragsüberwachung

Hier kommt Make.com ins Spiel. Diese leistungsstarke Automatisierungsplattform ermöglicht es Ihnen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und effiziente Workflows zu schaffen. Mit Make.com können Sie ganz einfach eine automatisierte Erinnerung an ablaufende Verträge einrichten. Lassen Sie uns Schritt für Schritt durch den Prozess gehen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Automatische Erinnerungen an ablaufende Verträge einrichten

Schritt 1: Erstellen eines Kontos bei Make.com

Bevor wir beginnen, müssen Sie sich bei Make.com registrieren. Der Prozess ist einfach und dauert nur wenige Minuten. Besuchen Sie die Website, klicken Sie auf „Registrieren“ und geben Sie Ihre Unternehmensdaten ein. Verifizieren Sie Ihre E-Mail-Adresse und loggen Sie sich in Ihr neues Konto ein.

Schritt 2: Verbindung zu Ihrer E-Mail-Schnittstelle herstellen

Um automatisierte Erinnerungen zu versenden, müssen Sie Make.com mit Ihrem E-Mail-Konto verbinden. Gehen Sie zu den Einstellungen und wählen Sie „Integrationen“. Hier sehen Sie eine Liste von E-Mail-Anbietern. Wählen Sie den Anbieter Ihrer Wahl, zum Beispiel Gmail oder Outlook, und folgen Sie den Anweisungen zur Authentifizierung.

Schritt 3: Datenquelle für Verträge einrichten

Als nächstes müssen Sie eine Datenquelle erstellen, aus der die Informationen über Ihre Verträge stammen. Dies kann eine Google Sheets-Datei oder eine Excel-Tabelle sein. Gestalten Sie Ihre Tabelle so, dass sie die folgenden Spalten enthält: Vertragsname, Ablaufdatum, Kontaktperson und Erinnerungsdatum. Laden Sie Ihre Datei in Make.com hoch.

Schritt 4: Automatisierungs-Workflow erstellen

Nachdem Ihre Datenquelle eingerichtet ist, erstellen Sie einen neuen Workflow. Klicken Sie auf „Neuen Scenario erstellen“ und wählen Sie „Google Sheets“ als Trigger-App. Wählen Sie dann „Neuer Datensatz“ und stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Tabelle ausgewählt haben. Dies wird den Workflow immer dann auslösen, wenn ein neues Vertragsdatum eingegeben wird.

Schritt 5: Bedingungen hinzufügen

Um sicherzustellen, dass die Erinnerungen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gesendet werden, fügen Sie Bedingungen hinzu. Z. B. können Sie eine Bedingung hinzufügen, die überprüft, ob das Ablaufdatum innerhalb der nächsten 30 Tage liegt. Gehen Sie dazu auf „Filter hinzufügen“ und wählen Sie die Spalte „Ablaufdatum“.

Schritt 6: E-Mail-Versand einrichten

Jetzt gehen wir zurück zur E-Mail-App, die Sie zuvor mit Make.com verbunden haben. Wählen Sie „E-Mail senden“ und passen Sie die E-Mail-Vorlage an. Verwenden Sie Platzhalter, um personalisierte Nachrichten zu erstellen, z. B. “Der Vertrag [Vertragsname] läuft bald ab. Bitte überprüfen Sie die nächsten Schritte.” Stellen Sie sicher, dass der Empfänger in der Spalte „Kontaktperson“ angegeben ist.

Schritt 7: Workflow testen und aktivieren

Bevor Sie den Workflow aktivieren, führen Sie einen Testlauf durch. Geben Sie Dummy-Daten in Ihre Tabelle ein und überprüfen Sie, ob die E-Mail-Erinnerungen versendet werden. Wenn alles funktioniert, aktivieren Sie den Workflow. Ihr Team ist jetzt in der Lage, automatisch an ablaufende Verträge erinnert zu werden!

Vorteile der Automatisierung

Die Automatisierung dieser Prozesse bietet Ihnen zahlreiche Vorteile:

• Zeitersparnis: Manuelle Erinnerungen entfallen, sodass Ihr Team mehr Zeit für strategische Aufgaben hat.
• Fehlerreduzierung: Automatisierte Erinnerungen verhindern menschliche Fehler wie vergessene Fristen.
• Effizienzsteigerung: Sie sorgen dafür, dass alle relevanten Personen zeitgerecht informiert werden.
• Kostensenkung: Vermeiden Sie finanziellen Schaden durch verspätete Vertragsverlängerungen.

Tipps und Tricks für einen optimierten Workflow

• Planen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihres Vertragsmanagement-Systems, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell sind.
• Nutzen Sie Farbcodierungen in Ihrer Tabelle, um ablaufende Verträge leichter erkennen zu können.
• Testen Sie verschiedene E-Mail-Vorlagen, um herauszufinden, welche am effektivsten ist.
• Schulen Sie Ihr Team in der Nutzung von Make.com, um das Beste aus der Automatisierung herauszuholen.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Bei der Einrichtung von automatisierten Workflows gibt es einige häufige Fehler, die man vermeiden sollte:

• Unzureichende Datenpflege: Achten Sie darauf, dass Ihre Daten immer aktuell sind.
• Zu enge Zeitrahmen für Erinnerungen: Stellen Sie sicher, dass die Fristen genügend Pufferzeit bieten.
• Nicht getestete Workflows: Testen Sie Ihre Automatisierung gründlich, um unerwartete Probleme zu vermeiden.

Fazit: Handeln Sie jetzt!

Die automatisierte Vertragsüberwachung mit Make.com ist eine effiziente Lösung für Operations-Teams, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Mit den oben genannten Schritten können Sie Ihre Prozesse optimieren, Zeit sparen und Fehler vermeiden. Wenn Sie Unterstützung bei der Implementierung benötigen, zögern Sie nicht, unser Entwicklerteam von UXUIX zu kontaktieren. Wir stehen bereit, um Ihnen bei allen technischen Fragen zu helfen und Ihre Automatisierung optimal anzupassen.

Jetzt ist die Zeit zu handeln! Setzen Sie Make.com ein und revolutionieren Sie Ihr Vertragsmanagement!