Einführung: Die Herausforderung der Meeting-Protokolle

Als Supply Chain Manager ist Ihr Arbeitsalltag geprägt von einer Vielzahl an Entscheidungen und strategischen Abstimmungen. Meetings sind ein unverzichtbarer Bestandteil Ihres Jobs, doch oft leidet die Nachverfolgung von Informationen und Ergebnissen. Das Protokollieren von Meetings kann zeitaufwändig und frustrierend sein, insbesondere wenn wichtige Details verloren gehen oder ungenau dokumentiert werden. Wie oft haben Sie sich gefragt, ob es eine effizientere Lösung gibt, um Meeting-Protokolle zu erstellen und gleichzeitig wertvolle Zeit zu sparen?

Hier kommt Make.com ins Spiel. Dieses leistungsstarke Automatisierungstool ermöglicht es Ihnen, Geschäftsprozesse zu optimieren und durch die Automatisierung von Meeting-Protokollen wertvolle Zeit zu sparen. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit Make.com Ihre Meeting-Protokolle mühelos generieren können. Lassen Sie uns gemeinsam anpacken und die Herausforderung der Dokumentation meistern!

Die Lösung: Automatisierung mit Make.com

Make.com ist eine Plattform, die es Ihnen ermöglicht, verschiedene Dienste und Anwendungen zu vernetzen und zu automatisieren. Für Supply Chain Manager bietet Make.com die Möglichkeit, Meeting-Protokolle direkt aus Ihren Kalenderanwendungen zu generieren und diese in ein zentrales CRM-System zu integrieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern bei der Dokumentation.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Meeting-Protokolle generieren

Schritt 1: Make.com einrichten

• Registrieren Sie sich für ein Make.com-Konto und loggen Sie sich ein.
• Wählen Sie im Dashboard „Einen neuen Zap erstellen“.
• Fügen Sie die von Ihnen genutzten Anwendungen hinzu, wie beispielsweise Google Calendar für die Terminverwaltung und Google Docs oder Notion für die Protokollierung.

Schritt 2: Verbindung zu Google Calendar herstellen

Beginnen Sie damit, den Google Calendar zu integrieren. Sie können wählen, welche Kalenderereignisse Sie nutzen möchten, um Protokolle zu erstellen:

• Wählen Sie „Google Calendar“ als Trigger-App.
• Bestimmen Sie den Trigger: „Neues Ereignis“ oder „Ereignis aktualisiert“. Dies ermöglicht, dass bei Beginn eines Meetings automatisch ein Protokoll erstellt wird.
• Verknüpfen Sie Ihr Google-Konto mit Make.com.

Schritt 3: Protokollvorlage erstellen

Erstellen Sie eine Vorlage für Ihre Protokolle, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen erfasst werden:

• Erstellen Sie ein Google Docs-Dokument, das als Ihre Protokollvorlage dient.
• Fügen Sie Platzhalter für das Datum, die Teilnehmer, die Agenda und die besprochenen Punkte ein.

Schritt 4: Automatisierte Protokollgenerierung einrichten

Jetzt wird es spannend! Richten Sie die Automatisierung so ein, dass beim Start eines Meetings das Protokoll automatisch erstellt wird:

• Wählen Sie Google Docs als die nächste Aktion.
• Nutzen Sie die vorher erstellte Vorlage, um ein neues Dokument zu generieren, in dem die Informationen aus dem Google Calendar Ereignis übernommen werden.
• Fügen Sie eine Funktion hinzu, die automatisch den Inhalt aus dem Meeting während der Besprechung aufnimmt (z.B. durch ein Spracherkennungstool).

Schritt 5: Weiterverarbeitung und Speicherung

Nachdem das Protokoll erstellt wurde, sollten Sie sicherstellen, dass es korrekt gespeichert und für alle relevanten Personen zugänglich ist. Geben Sie das Dokument frei und verknüpfen Sie es mit Ihrem CRM-System:

• Fügen Sie eine Aktion hinzu, um das Protokoll in einem geteilten Google Drive-Ordner zu speichern.
• Verknüpfen Sie das Protokoll mit dem entsprechenden Kunden- oder Lieferantenkontakt in Ihrem CRM-System, um die Übersicht und Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Schritt 6: Testen Sie Ihre Automatisierung

Bevor Sie sich auf die Automatisierung verlassen, sollten Sie diese gründlich testen:

• Führen Sie ein Testmeeting durch und überprüfen Sie, ob das Protokoll korrekt erstellt und an die vorgesehenen Empfänger gesendet wird.
• Stellen Sie sicher, dass alle Platzhalter in der Vorlage richtig ausgefüllt wurden.

Technische Aspekte und Vorteile der Automatisierung

Eine der größten Herausforderungen, die Supply Chain Manager oft erleben, besteht darin, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und zu analysieren. Make.com bietet Ihnen die Möglichkeit, mehrere Anwendungen zu integrieren (zum Beispiel CRM-Systeme, Projektmanagement-Tools und Dokumentationssoftware), was eine umfassende Datenanalyse ermöglicht. Ein automatisierter Workflow reduziert nicht nur den Zeitaufwand für das Protokollieren, sondern sorgt auch für konsistente und genaue Dokumentation.

Tipps und Tricks zur Optimierung des Workflows

• Erstellen Sie regelmäßig aktualisierte Protokollvorlagen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen fehlen.
• Nehmen Sie Feedback von Meetingsteilnehmern ernst, um die Protokollinhalte kontinuierlich zu verbessern.
• Setzen Sie klare Verantwortlichkeiten fest: Wer ist der Protokollant? Wer ist für das Follow-up zuständig?
• Nutzen Sie Farben oder Emojis zur visuellen Gliederung der Punkte in Protokollen, um die Lesbarkeit zu verbessern.

Fazit und Handlungsaufforderung

Die Automatisierung von Meeting-Protokollen mit Make.com ist nicht nur eine zeitsparende Lösung, sondern auch eine strategische Maßnahme zur Verbesserung der Effizienz in Ihrem Arbeitsalltag als Supply Chain Manager. Durch die nahtlose Integration und Automatisierung können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: die strategische Steuerung Ihrer Lieferkette und die Optimierung von Geschäftsprozessen.

Wenn Sie mehr über die Nutzung von Make.com erfahren oder zusätzliche Unterstützung durch unser Entwicklerteam von UXUIX benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne, Ihre Automatisierungsvorhaben zum Erfolg zu führen!