Die Kunst des Kundenservice: Vertragsabläufe mit ServiceNow neu definieren

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in einem Meeting, das auf den ersten Blick langweilig aussieht. Doch plötzlich wird der Ton angespannt, als jemand anmerkt, dass ein wichtiger Vertrag in zwei Tagen abläuft. Panik bricht aus: Wer kümmert sich um die Vertragsverlängerung? Hat jemand den Anbieter kontaktiert? Wer hat die Frist eigentlich im Auge? Solche Szenarien kommen in Unternehmen häufiger vor, als man denkt. Die Unsicherheit und der Stress, der mit ablaufenden Verträgen einhergeht, können den Kundenservice und die Effizienz massiv beeinträchtigen.

Hier kommt ServiceNow ins Spiel – die Lösung für Unternehmen, die ihre Vertragsabläufe nicht dem Zufall überlassen wollen. Mit automatisierten Erinnerungen an ablaufende Verträge stellt ServiceNow sicher, dass keine wichtigen Fristen mehr übersehen werden. In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine umfassende Checkliste vor, mit der Sie eine automatische Erinnerung an ablaufende Verträge einrichten können. Lassen Sie uns gemeinsam in die Welt der Automatisierung eintauchen und Ihren Kundenservice auf das nächste Level heben.

Warum ServiceNow nutzen?

ServiceNow ist eine Plattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, die Ihnen hilft, Ihr Unternehmen effektiver zu führen. Die Vorteile der Automatisierung sind klar: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, und vor allem mehr Zeit für die Dinge, die wirklich zählen – die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Ein besonders praktischer Anwendungsfall ist die automatische Erinnerung an ablaufende Verträge.

Die Herausforderungen der Vertragsverwaltung

• Übersehen von Fristen: Manuelle Nachverfolgung von Vertragsabläufen ist fehleranfällig.
• Koordinationsaufwand: Mehrere Abteilungen sind oftmals in Vertragsprozesse involviert, was zu Verzögerungen führt.
• Verpasste Gelegenheiten: Ein abgelaufener Vertrag kann finanzielle Einbußen und Kundenunzufriedenheit nach sich ziehen.

Checkliste: Automatische Erinnerung an ablaufende Verträge mit ServiceNow einrichten

Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung automatischer Erinnerungen in ServiceNow, damit Sie Vertragsabläufe erfolgreich managen können.

Schritt 1: Zugang zu ServiceNow

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie über die nötigen Zugriffsrechte auf die ServiceNow-Plattform verfügen. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Berechtigungen haben.

Schritt 2: Vertragsdaten erfassen

Wenn Sie einen neuen Vertrag anlegen oder bestehende Verträge verwalten, erfassen Sie alle relevanten Daten. Dazu gehören:

• Vertragsname
• Startdatum
• Ablaufdatum
• Kundendaten
• Wichtige Ansprechpartner

Nutzen Sie die CRM-Schnittstelle von ServiceNow, um diese Informationen effizient zu integrieren. So ist alles an einem zentralen Ort zugänglich.

Schritt 3: Automatisierungsworkflow einrichten

Jetzt wird es spannend! Gehen Sie zu dem Abschnitt “Workflows” in ServiceNow und erstellen Sie einen neuen Automatisierungsworkflow:

• Wählen Sie “Neuer Workflow”.
• Geben Sie dem Workflow einen aussagekräftigen Namen, z.B. “Vertragsablauf-Reminder”.
• Fügen Sie eine Bedingung hinzu, die überprüft, ob das Ablaufdatum innerhalb der nächsten 30 Tage liegt.

Hierbei können Sie durch einfache Drag-and-Drop-Funktionalitäten in der Benutzeroberfläche arbeiten.

Schritt 4: Erinnerungs-E-Mail konfigurieren

Um Ihre Teammitglieder rechtzeitig zu informieren, konfigurieren Sie eine Erinnerungs-E-Mail:

• Erstellen Sie eine neue E-Mail-Vorlage.
• Fügen Sie Platzhalter für den Vertrag, das Ablaufdatum und die relevanten Ansprechpartner hinzu.
• Planen Sie den Versand der E-Mail für eine Woche vor Ablauf des Vertrags.

So werden alle Beteiligten rechtzeitig informiert und haben genug Zeit, den Vertrag zu prüfen oder zu verlängern.

Schritt 5: Testen Sie den Workflow

Bevor Sie den Workflow in den Arbeitsalltag integrieren, ist es wichtig, diesen gründlich zu testen:

• Erstellen Sie einen Testvertrag mit einem nahen Ablaufdatum.
• Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Benachrichtigung korrekt versendet wird.

Durch diesen Test stellen Sie sicher, dass alles reibungslos funktioniert und Sie nichts übersehen haben.

Schritt 6: Kontinuierliche Überwachung und Optimierung

Der letzte Schritt besteht darin, den Prozess regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen:

• Analysieren Sie, wie viele Erinnerungen tatsächlich zu Vertragsverlängerungen führen.
• Sammeln Sie Feedback von den Nutzern über die E-Mail-Benachrichtigungen.
• Passen Sie die Fristen und Inhalte der Erinnerungs-E-Mails an, um die Effektivität zu maximieren.

Die Vorteile der Automatisierung

Die Implementierung automatisierter Erinnerungen an Vertragsabläufe bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Effizienzsteigerung: Weniger manuelle Eingriffe führen zu einer schnelleren Bearbeitung.
• Fehlerreduktion: Durch Automatisierung werden menschliche Fehler minimiert.
• Kostensenkung: Effiziente Prozesse sparen wertvolle Ressourcen.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Kunden werden nicht von abgelaufenen Verträgen überrascht, was die Loyalität stärkt.

Tipps und Tricks zur Optimierung

• Integrieren Sie häufig verwendete Vorlagen, um den Prozess zu beschleunigen.
• Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Abteilungen Zugriff auf die Vertragsdaten haben.
• Schulen Sie Ihr Team regelmäßig, um sicherzustellen, dass jeder die Automatisierung effektiv nutzen kann.

Fazit und Handlungsaufforderung

Die Integration von ServiceNow in Ihre Vertragsverwaltung ist ein Schritt in die richtige Richtung. Automatisierte Erinnerungen an ablaufende Verträge sorgen nicht nur für weniger Stress, sondern auch für höhere Effizienz und Zufriedenheit bei Ihren Kunden. Nutzen Sie die beschriebenen Schritte, um Ihre Vertragsabläufe neu zu definieren und Zeit sowie Geld zu sparen.

Für weitere Ressourcen oder Unterstützung bei der Implementierung stehen Ihnen die Experten von UXUIX jederzeit zur Verfügung. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, um Ihr Unternehmen in der digitalen Transformation zu unterstützen.