Automatisierungen

Effizientes Onboarding für HR-Teams: Mit Airtable zur automatisierten Erstellung von Dokumenten

Effizientes Onboarding für HR-Teams: Mit Airtable zur automatisierten Erstellung von Dokumenten

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist eine der aufwendigsten, aber auch wichtigsten Aufgaben für HR-Teams. Doch viele Teams kämpfen mit ineffizienten Prozessen, die Zeit, Geld und Nerven kosten. Fehlt es an klaren Strukturen, laufen wichtige Aufgaben oft ins Leere oder werden von unzähligen E-Mails und Dokumenten überlagert. Stellen Sie sich vor, Sie könnten diesen Prozess automatisieren, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Integration Ihrer neuen Talente. Hier kommt Airtable ins Spiel – eine flexible Plattform, die Ihnen hilft, Onboarding-Dokumente effizient zu generieren und Ihre Workflows zu optimieren.

Warum Automatisierung wichtig ist

Automatisierung entlastet nicht nur Ihre HR-Abteilung, sondern trägt auch zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung bei. Statt Zeit mit administrativen Aufgaben zu verschwenden, können sich HR-Teams auf strategischere Initiativen konzentrieren. Einige der häufigsten Herausforderungen, mit denen HR-Teams beim Onboarding konfrontiert sind, umfassen:

  • Mangel an klaren Prozessen
  • Zeitaufwendige administrative Arbeiten
  • Fehlende Übersicht über den Stand der Onboarding-Maßnahmen
  • Kommunikationsschwierigkeiten zwischen verschiedenen Abteilungen

Airtable bietet eine benutzerfreundliche Lösung, um diese Hürden zu überwinden. Mit seiner flexiblen Datenbankstruktur und der Möglichkeit zur Automatisierung von Abläufen können HR-Teams eine nahtlose Onboarding-Erfahrung schaffen.

Was ist Airtable?

Airtable ist eine cloudbasierte Plattform, die einfache Tabellenkalkulationen mit leistungsstarken Datenbankfunktionen kombiniert. Sie ermöglicht es Benutzern, Daten auf flexible Weise zu organisieren und zu verwalten. Dank ihrer benutzerfreundlichen Oberfläche können sogar Nicht-Techniker komplexe Projekte effizient im Griff behalten und automatisierte Workflows erstellen.

So erstellen Sie automatisierte Onboarding-Dokumente mit Airtable

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen zeigt, wie Sie mit Airtable Ihre Onboarding-Dokumente automatisiert erstellen können:

Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Airtable-Basis

Beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Basis in Airtable. Dies ist der Ort, an dem Sie alle Ihre Daten zu neuen Mitarbeitern speichern werden.

  1. Melden Sie sich bei Airtable an oder erstellen Sie ein neues Konto.
  2. Klicken Sie auf „Neue Basis“ und benennen Sie sie beispielsweise „Onboarding 2023“.
  3. Fügen Sie Tabellen hinzu, um verschiedene Aspekte des Onboardings zu organisieren, wie z.B.:
    • Neuer Mitarbeiter
    • Onboarding-Checkliste
    • Dokumente
    • Feedback

Schritt 2: Definieren Sie Ihre Felder

In jeder Tabelle können Sie spezifische Felder hinzufügen, um Daten strukturiert zu erfassen. Zum Beispiel in der Tabelle „Neuer Mitarbeiter“ könnten Sie folgende Felder anlegen:

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Startdatum
  • Position
  • Teamleiter

Für die Tabelle „Onboarding-Checkliste“ können Sie beispielsweise Felder wie „Aufgaben“ und „Status“ hinzufügen.

Schritt 3: Automatisierung von Dokumenten erstellen

Airtable bietet eine Funktion namens „Automatisierungen“, mit der Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren können. Hier erklären wir das Erstellen eines automatisierten Dokuments:

  1. Gehen Sie zum Tab „Automatisierungen“ in Ihrer Basis.
  2. Klicken Sie auf „Neue Automatisierung“ und wählen Sie „Wenn ein neuer Datensatz erstellt wird“.
  3. Wählen Sie die Tabelle „Neuer Mitarbeiter“ aus und definieren Sie, dass die Automatisierung ausgelöst wird, sobald ein neuer Mitarbeiter hinzugefügt wird.
  4. Fügen Sie eine Aktion hinzu und wählen Sie „Dokument erstellen“ aus. In diesem Schritt können Sie ein Vorlage-Dokument hochladen und Platzhalter für die Daten definieren, die automatisch ausgefüllt werden sollen (z.B. Name, Position, Startdatum).
  5. Speichern Sie Ihre Automatisierung und testen Sie sie mit einem Dummy-Datensatz.

Schritt 4: Integration mit anderen Tools

Airtable lässt sich nahtlos mit vielen anderen Tools integrieren, die Sie möglicherweise bereits in Ihrem Unternehmen verwenden, wie z.B. Salesforce für CRM oder Slack für die interne Kommunikation. Hier ein Beispiel, wie Sie Ihre CRM-Daten mit Airtable verknüpfen können:

  1. Gehen Sie zu „Automatisierungen“ und klicken Sie auf „Neue Automatisierung“.
  2. Wählen Sie „Wenn ein neuer Datensatz in CRM erstellt wird“, um die Integration zu aktivieren.
  3. Verbinden Sie Ihr CRM-Konto und wählen Sie die relevanten Daten aus, die Sie in Airtable importieren möchten.
  4. Erstellen Sie eine Aktion, die zum Beispiel eine Nachricht an Slack sendet, um das Team über den neuen Anstellungsvertrag zu informieren.

Schritt 5: Feedback und Verbesserung

Ein wesentlicher Bestandteil des Onboarding-Prozesses ist Feedback. Nutzen Sie Airtable, um eine Feedback-Tabelle zu erstellen, in der neue Mitarbeiter ihre Erfahrungen dokumentieren können. Erstellen Sie eine Automatisierung, die eine Umfrage an den neuen Mitarbeiter sendet, nachdem er vier Wochen im Unternehmen ist.

Optimierung Ihrer Workflows mit Airtable

Hier sind einige nützliche Tipps, um Ihre Prozesse optimal zu gestalten:

  • Verwenden Sie Basen-Vorlagen: Airtable bietet zahlreiche Vorlagen, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
  • Setzen Sie auf Statusfelder: Verwenden Sie Dropdown-Menüs, um den Status von Aufgaben zu verfolgen (z.B. „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“).
  • Kalenderansicht nutzen: Setzen Sie die Kalenderansicht ein, um Deadlines für Onboarding-Aufgaben zu visualisieren.

Häufige Fehler vermeiden

Hier sind einige häufige Fehler, die Sie beim Erstellen von automatisierten Onboarding-Dokumenten vermeiden sollten:

  • Unklare Kommunikationswege: Stellen Sie sicher, dass die Verantwortlichkeiten klar definiert sind und jeder weiß, was erwartet wird.
  • Wenn Automatisierungen nicht getestet werden, können unerwartete Fehler auftreten. Testen Sie alle Automatisierungen gründlich.
  • Vergessen Sie nicht, regelmäßig Feedback zu sammeln, um den Prozess stetig zu verbessern.

Fazit und nächste Schritte

Die Automatisierung des Onboarding-Prozesses mit Airtable kann die Effizienz Ihrer HR-Abteilung erheblich steigern und gleichzeitig eine positive Erfahrung für neue Mitarbeiter schaffen. Nutzen Sie die hier beschriebenen Schritte, um Ihre eigenen automatisierten Onboarding-Dokumente zu erstellen. Zögern Sie nicht, weitere Ressourcen oder Unterstützung von unserem Entwickler-Team von UXUIX in Anspruch zu nehmen. Gemeinsam können wir Ihre HR-Prozesse auf das nächste Level heben!

Starten Sie noch heute mit Airtable und transformieren Sie Ihr Onboarding – Ihre neue Mitarbeiter werden es Ihnen danken!