Effiziente Nachverfolgung leicht gemacht: Automatische Follow-up-E-Mails mit ServiceNow

Stellen Sie sich vor, Sie haben gerade ein wichtiges Personalgespräch geführt. Die Kandidaten waren vielversprechend, und Sie möchten sicherstellen, dass sie sich geschätzt fühlen und auf dem Laufenden bleiben. Doch das Versenden von Follow-up-E-Mails kann zeitaufwendig sein und oft wird es vergessen – mit dem Risiko, wertvolle Talente zu verlieren. Hier kommt ServiceNow ins Spiel. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit cleveren Hacks in ServiceNow automatische Follow-up-E-Mails einrichten können, um den Prozess zu optimieren und wertvolle Zeit zu sparen.

Warum Automatisierung im Personalwesen?

Als Produktmanager im Personalwesen ist Ihre Hauptaufgabe, die Effizienz Ihrer Prozesse zu gewährleisten. Automatisierung ist der Schlüssel, um Geschäftsprozesse zu straffen und die Kommunikation zu verbessern. Die manuelle Nachverfolgung ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch zeitintensiv. Automatisierte Follow-up-E-Mails können Ihnen helfen,:

• Die Kommunikation zu optimieren und regelmäßig mit Kandidaten in Kontakt zu bleiben.
• Die Effizienz Ihres Teams zu erhöhen, indem zeitaufwendige Aufgaben übernommen werden.
• Die Erfahrung für Kandidaten zu verbessern, was letztendlich zu einer höheren Zufriedenheit und besseren Leistungen führt.

ServiceNow als Ihre Lösung

ServiceNow ist eine leistungsstarke Plattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und zur Verwaltung von IT-Services. Mit dieser Plattform können Sie einfache, aber effektive Workflows einrichten, die Ihre Personalabteilung entlasten. Der Fokus dieses Artikels liegt darauf, wie Sie automatisierte Follow-up-E-Mails mit ServiceNow konzipieren und umsetzen können. Lassen Sie uns Schritt für Schritt durch den Prozess gehen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung automatischer Follow-up-E-Mails

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Follow-up-E-Mail-Vorlage

Bevor Sie mit der technischen Implementierung beginnen, sollten Sie eine E-Mail-Vorlage ausarbeiten. Überlegen Sie, welche Informationen relevant sind und wie der Ton Ihrer Kommunikation sein sollte. Eine einfache Vorlage könnte folgendermaßen aussehen:

Betreff: Vielen Dank für Ihr Gespräch!

Hallo [Name],

vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mit uns zu sprechen. Wir schätzen Ihr Interesse an der Position und möchten Sie über den nächsten Schritt im Auswahlprozess informieren.

Wir werden in den nächsten Tagen eine Entscheidung treffen und uns wieder bei Ihnen melden.

Herzliche Grüße,

[Ihr Name] [Ihre Position]

Schritt 2: Zugang zur ServiceNow-Plattform

Loggen Sie sich in Ihre ServiceNow-Plattform ein. Falls Sie noch keinen Zugang haben, sprechen Sie mit Ihrem IT-Administrator, um die erforderlichen Berechtigungen zu erhalten. Die Benutzeroberfläche sollte Ihnen eine Übersicht über alle verfügbaren Module bieten.

Schritt 3: Erstellen Sie ein neues Workflow-Modul

Um eine automatisierte E-Mail-Versendung einzurichten, navigieren Sie zum Menü „Workflow“:

1. Klicken Sie auf „Neu“ und wählen Sie die Option „Workflow erstellen“.
2. Benennen Sie Ihren Workflow, beispielsweise „Follow-up E-Mail nach Vorstellungsgespräch“.

Schritt 4: Bedingung und Auslöser festlegen

Für Ihre Follow-up-E-Mails benötigen Sie einen Auslöser, um den Workflow zu starten:

• Fügen Sie eine Bedingung hinzu, die besagt, dass eine E-Mail versendet werden soll, wenn ein Vorstellungsgespräch abgeschlossen ist.
• Definieren Sie den Zeitrahmen, innerhalb dessen die E-Mail gesendet werden soll (z. B. 2 Tage nach dem Gespräch).

Schritt 5: E-Mail-Benachrichtigung hinzufügen

Fügen Sie eine „Send Email“-Aktion hinzu:

1. Wählen Sie die Empfängeradresse (z. B. die E-Mail-Adresse des Kandidaten).
2. Verwenden Sie die zuvor erstellte E-Mail-Vorlage und fügen Sie die entsprechenden Platzhalter für den Namen und andere relevante Informationen ein.

Schritt 6: Testen und Aktivieren des Workflows

Bevor Sie den Workflow aktivieren, sollten Sie ihn testen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert:

• Führen Sie einen Testlauf durch, um zu überprüfen, ob die E-Mail wie gewünscht gesendet wird.
• Aktivieren Sie den Workflow, sobald alles funktioniert.

Schritt 7: Nutzen Sie Reporting-Optionen

Um den Erfolg Ihres automatisierten Prozesses zu überwachen, sollten Sie regelmäßig Reports in ServiceNow generieren. Die Berichte helfen Ihnen dabei,:

• Die Öffnungs- und Klickraten Ihrer E-Mails zu analysieren.
• Ausschläge oder Probleme im Follow-up-Prozess frühzeitig zu erkennen.

Wichtige technische Aspekte und Vorteile der Automatisierung

Die Cloud-Speicher-Integration von ServiceNow ermöglicht es Ihnen, Daten und Dokumente nahtlos zu speichern und zu verwalten. Durch die Automatisierung von Follow-up-E-Mails profitieren Sie von:

• Zeitersparnis: Reduzierung manueller Aufgaben durch Automatisierung.
• Fehlervermeidung: Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler.
• Verbesserte Nachverfolgung: Regeln Sie die Nachverfolgung effizienter und schneller.

Tipps und Tricks zur Workflow-Optimierung

Um das Beste aus Ihrem automatisierten Follow-up-Prozess herauszuholen, sollten Sie folgende Tipps beachten:

• Halten Sie Ihre Vorlagen einfach und anpassbar.
• Überprüfen Sie regelmäßig die Performance und passen Sie den Workflow gegebenenfalls an.
• Ermutigen Sie Ihr Team, Feedback zu geben, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Schlussfolgerung

Automatisierte Follow-up-E-Mails sind eine unverzichtbare Lösung für Produktmanager im Personalwesen, die Zeit sparen und gleichzeitig die Qualität der Kommunikation verbessern möchten. ServiceNow bietet Ihnen die Werkzeuge, um diese Automatisierung einfach und effizient umzusetzen. Nutzen Sie die oben genannten Schritte, um Ihren eigenen Workflow zu erstellen, und erleben Sie, wie Ihre Prozesse sich verändern.

Wenn Sie Hilfe benötigen oder weitere Ressourcen wünschen, zögern Sie nicht, unser Entwicklerteam von UXUIX zu kontaktieren. Gemeinsam können wir Ihre Automatisierung auf die nächste Stufe heben!