Effiziente Eingangsrechnungen: Mit Make.com zur automatisierten Finanzoptimierung – Eine Case Study

In der Welt der Finanzen kann der Prozess der Eingangsrechnungen eine Quelle von Frustration und Ineffizienz sein. Stellen Sie sich vor: Hunderte von Rechnungen, die jedes Monat in Ihr Büro flattern. Mitarbeiter verbringen Stunden damit, sie zu sortieren, zu überprüfen und zur Zahlung freizugeben – oft gefolgt von Fehlern und Verzögerungen. Der eigentliche Geschäftsbetrieb kommt ins Stocken, und wertvolle Ressourcen werden verschwendet. Was, wenn ich Ihnen sage, dass es eine einfache Lösung gibt, um diesen Prozess zu revolutionieren?

In diesem Artikel werden wir uns mit der Automatisierung von Eingangsrechnungen durch Make.com befassen. Wir zeigen Ihnen nicht nur, wie Sie mit diesem leistungsstarken Tool Zeit und Geld sparen können, sondern auch, wie Sie Ihre Finanzabläufe optimieren und letztendlich zu einem effizienteren Unternehmen werden.

Die Herausforderung: Manuelle Eingangsrechnungen

Das manuelle Verarbeiten von Eingangsrechnungen hat für viele Unternehmen mehrere Probleme zur Folge:

• Fehlende Transparenz: Über welche Rechnungen wurde bereits entschieden? Wo befinden sich die Rechnungen im Genehmigungsprozess?
• Fehleranfälligkeit: Menschen machen Fehler – das Vergessen eines Häkchens oder das Versehen von Beträgen kann zu kostspieligen Problemen führen.
• Zeitverschwendung: Mitarbeiter verbringen Stunden mit der Bearbeitung von Rechnungen, die besser für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden könnten.
• Unzureichende Nachverfolgbarkeit: Wie kann man sicherstellen, dass alle Rechnungen korrekt verarbeitet werden? Ohne Überwachung wird das schwierig.

Die Lösung: Make.com im Einsatz

Make.com ist ein No-Code-Automatisierungstool, das Unternehmen dabei unterstützt, Arbeitsabläufe zu optimieren, indem es verschiedene Anwendungen und Services nahtlos verbindet. Dank seiner leistungsstarken Funktionen können Unternehmen komplexe Automatisierungsprozesse erstellen, ohne tiefgehende Programmierkenntnisse zu benötigen.

In dieser Case Study zeigen wir Ihnen, wie ein fiktives Unternehmen, „FinanzOptimierer GmbH“, Make.com einsetzt, um seine Eingangsrechnungen zu automatisieren und damit die genannten Herausforderungen zu bewältigen.

Der Implementierungsprozess bei FinanzOptimierer GmbH

Schritt 1: Identifizieren der relevanten Tools

Bevor die Automatisierung beginnen kann, muss FinanzOptimierer GmbH die passenden Tools auswählen. In diesem Fall werden folgende Anwendungen verwendet:

• Google Drive: Für die Speicherung und Verwaltung von Eingangsrechnungen.
• Slack: Für die interne Kommunikation und Benachrichtigungen über neue Rechnungen.
• QuickBooks: Für die Buchhaltung und Zahlungsabwicklung.

Schritt 2: Anlegen eines Make.com Kontos

Der nächste Schritt besteht darin, ein Konto bei Make.com anzulegen. Dies ist ein unkomplizierter Prozess, der nur wenige Minuten dauert. Nach der Registrierung können die verschiedenen Integrationen nach Bedarf eingerichtet werden.

Schritt 3: Erstellen des Workflows

3.1: Automatische Dateiübertragung

Jetzt beginnt der aufregende Teil: das Erstellen des Workflows. Im ersten Schritt wird der Eingang von Rechnungen automatisiert. Sobald eine neue Rechnung in einem bestimmten Google Drive-Ordner hochgeladen wird, wird ein Trigger in Make.com aktiviert.

• In der Make.com-Oberfläche wird eine Verbindung zu Google Drive erstellt.
• Ein neuer „Trigger“ wird definiert – in diesem Fall „Datei hochgeladen“.
• Der Workflow wird so eingerichtet, dass bei jedem neuen Upload eine Benachrichtigung an Slack gesendet wird, um das Team über die eingegangene Rechnung zu informieren.

3.2: Automatische Datenextraktion

Um die Rechnung effizient zu verarbeiten, ist der nächste Schritt die Datenextraktion. Hierbei kommt eine Credit-API zur Anwendung, die alle relevanten Informationen der Rechnung erfasst, ohne dass ein Mitarbeiter dies manuell tun muss.

• Die Datenextraktions-API wird mit den gewünschten Feldern konfiguriert (z.B. Rechnungsnummer, Datum, Betrag).
• Diese extrahierten Daten werden in einer Google Sheets-Tabelle gespeichert, um eine unkomplizierte Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.

3.3: Automatische Genehmigungsanfragen

Jetzt, wo die Daten erfasst sind, muss der Freigabeprozess automatisiert werden:

• Ein weiterer Schritt im Workflow sendet automatisch eine Genehmigungsanfrage an den zuständigen Abteilungsleiter via Slack.
• Auf der Slack-Nachricht befinden sich zwei Schaltflächen: „Genehmigen“ und „Ablehnen“.

3.4: Zahlungen automatisieren

Sobald die Rechnung genehmigt wird, wird eine weitere Automatisierung aktiviert, die die Zahlungsabwicklung über QuickBooks initiiert:

• Make.com verbindet sich mit QuickBooks.
• Die genehmigte Rechnung wird in QuickBooks eingegeben, und die Zahlung wird entsprechend vorgesehen.

Vorteile der Automatisierung von Eingangsrechnungen

Die Implementierung von Make.com für die Automatisierung von Eingangsrechnungen hat für die FinanzOptimierer GmbH mehrere Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Die Bearbeitungszeit von Rechnungen wurde um 75% reduziert.
• Fehlerreduzierung: Die Fehlerquote ist signifikant gesunken, was zu weniger Rückfragen und Problemen führt.
• Kostensenkung: Die Einsparungen in Bezug auf die Arbeitszeit und die Vermeidung von Strafen aufgrund verspäteter Zahlungen haben sich sehr schnell amortisiert.
• Verbesserte Nachverfolgbarkeit: Jeder Schritt im Prozess ist jetzt nachvollziehbar und kann bei Bedarf überprüft werden.

Tipps und Tricks zur Optimierung des Workflows

Hier sind einige nützliche Tipps, um sicherzustellen, dass Ihr automatisierter Workflow reibungslos funktioniert:

• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig die automatisierten Prozesse, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert.
• Schulungen anbieten: Schulen Sie Ihr Team in der Verwendung der neuen Tools und Prozesse, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Feedback einholen: Holen Sie sich Rückmeldungen von den Mitarbeitern, um herauszufinden, wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

Die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation

Die Herausforderungen im Umgang mit Eingangsrechnungen sind für viele Unternehmen ähnlich, jedoch gibt es spezifische Besonderheiten, die in Ihrer Organisation aufgetreten sein könnten. Identifizieren Sie diese Herausforderungen und suchen Sie nach maßgeschneiderten Lösungen, um eine erfolgreiche Automatisierung zu gewährleisten.

Fazit: Handeln Sie jetzt!

Die Zeit, in der manuelle Prozesse Unternehmen im Finanzbereich gehemmt haben, ist vorbei. Die Automatisierung von Eingangsrechnungen ist nicht nur möglich, sondern auch notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit Make.com können Sie die Effizienz, Genauigkeit und Transparenz Ihrer Rechnungsverarbeitung erheblich steigern.

Wenn Sie Unterstützung bei der Implementierung benötigen oder Fragen zu weiteren Ressourcen haben, zögern Sie nicht, unser Entwicklerteam von UXUIX zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne dabei, Ihre Finanzprozesse zu optimieren und die Automatisierung erfolgreich umzusetzen!