Einführung: Die Herausforderung ablaufender Verträge

Stell dir vor, du bist Teil eines Entwicklerteams in einem Unternehmen, das ständig mit einer Vielzahl von Verträgen jongliert – von Serviceverträgen über Lizenzvereinbarungen bis hin zu Lieferantenverträgen. Du weißt, wie schnell der Überblick verloren gehen kann, insbesondere wenn es darum geht, wann diese Verträge ablaufen. Der Stress, die wichtigen Fristen zu übersehen, und die Konsequenzen, die daraus resultieren können – rechtliche Probleme, finanzielle Einbußen und ein schlechtes Verhältnis zu Geschäftspartnern – sind nur einige der Sorgen, die dich und dein Team plagen.

Hier kommt ServiceNow ins Spiel. Diese leistungsstarke Plattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet nicht nur eine Übersicht deiner Verträge, sondern hilft dir auch, ablaufende Verträge automatisch zu verwalten. Lass uns gemeinsam erkunden, wie du mit ServiceNow das Problem der automatischen Erinnerungen an ablaufende Verträge lösen kannst – und dabei eine effektive Erfolgsgeschichte schreibst.

Der Nutzen der Automatisierung

Automatisierung ist mehr als nur ein Schlagwort. Sie ist der Schlüssel zur Effizienz in der heutigen Geschäftswelt. Insbesondere die Automatisierung der Vertragsverwaltung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Zeiteinsparung: Du musst nicht mehr manuell nach Ablaufdaten suchen oder Erinnerungen setzen.
• Weniger Fehler: Automatisierte Prozesse sind weniger fehleranfällig als manuelle Eingaben.
• Bessere Compliance: Du hast stets den Überblick über Vertragsfristen, was rechtliche Risiken minimiert.
• Erhöhte Transparenz: Alle Beteiligten haben Zugriff auf relevante Informationen und werden rechtzeitig informiert.

Anwendungsfall: Automatische Erinnerung an ablaufende Verträge

Stellen wir uns den typischen Ablauf vor: Du bist in der letzten Phase eines Projekts, und eine entscheidende Lizenzvereinbarung steht kurz vor dem Ablauf. Plötzlich stellt dein Team fest, dass sie nicht rechtzeitig an die Vertragsverlängerung gedacht hat. Um solche Situationen zu vermeiden, wollen wir die automatische Erinnerung an ablaufende Verträge mit ServiceNow umsetzen.

Schritt 1: Vorbereitung und Planung

Bevor du mit der Implementierung beginnst, ist es wichtig, eine klare Vorstellung von dem zu haben, was du erreichen möchtest. Überlege dir folgende Punkte:

• Welche Vertragsarten müssen überwacht werden?
• Wer sind die Stakeholder, die benachrichtigt werden müssen?
• Welche Fristen sind für dein Unternehmen entscheidend?

Sobald du diese Fragen geklärt hast, kannst du den Grundstein für deine Automatisierung legen.

Schritt 2: Einrichten der Vertragsverwaltung in ServiceNow

ServiceNow bietet dir die Möglichkeit, eine zentrale Datenbank für deine Verträge zu erstellen. Gehe wie folgt vor:

1. Logge dich in dein ServiceNow-Konto ein und navigiere zum Modul „Vertragsverwaltung“.
2. Erstelle eine neue Datenbank für alle deine Verträge, indem du die relevanten Felder wie „Vertragsname“, „Vertragsart“, „Ablaufdatum“ und „Verantwortlicher“ hinzufügst.
3. Trage alle relevanten Vertragsdaten in die Datenbank ein.

Schritt 3: Automatisierung von Erinnerungen einrichten

Jetzt wird es spannend: Du kannst ServiceNow so konfigurieren, dass Erinnerungen für ablaufende Verträge automatisiert versendet werden. Hier ist, wie:

1. Navigiere zu den „Workflow“-Einstellungen in ServiceNow.
2. Erstelle einen neuen Workflow, der auf das Erreichen eines bestimmten Zeitrahmens vor dem Ablaufdatum reagiert (z.B. 30 Tage vorher).
3. Füge eine Aktion hinzu, um eine E-Mail-Benachrichtigung an die entsprechenden Stakeholder zu senden, die über den bevorstehenden Ablauf informiert werden sollen. Achte darauf, die Vorlage so zu gestalten, dass sie alle wichtigen Informationen enthält.

Schritt 4: Testen und Überwachen

Bevor du den Workflow in die Produktion überführst, solltest du ihn gründlich testen:

• Füge einige Testverträge mit nahen Ablaufdaten ein und überprüfe, ob die Erinnerungen korrekt versendet werden.
• Beobachte den Workflow während der Testphase und achte auf Fehlermeldungen oder unerwartetes Verhalten.
• Hole Feedback von den Stakeholdern ein, um sicherzustellen, dass die Informationen klar und rechtzeitig übermittelt werden.

Schritt 5: Rollout und Feedback sammeln

Nachdem du den Workflow getestet hast, ist es an der Zeit, ihn für alle Benutzer freizugeben. Stelle sicher, dass alle Beteiligten darüber informiert sind, wie sie die Erinnerungen empfangen können und welche Aufgaben sie ausführen müssen, wenn die Erinnerungen eingehen. Plane zudem regelmäßige Feedback-Sitzungen ein, um mögliche Anpassungen vorzunehmen und die Effizienz weiter zu verbessern.

Wichtige technische Aspekte der Implementierung

Bei der Automatisierung von Erinnerungen an ablaufende Verträge sind einige technische Aspekte zu beachten:

• Benutzerrollen und Berechtigungen: Stelle sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Vertragsdaten und Erinnerungen haben.
• Integration mit anderen Systemen: Prüfe, ob du ServiceNow mit anderen Systemen, wie CRM oder Buchhaltungssoftware, integrieren möchtest, um eine umfassende Übersicht zu gewährleisten.
• Updates und Wartung: Plane regelmäßige Updates für die Software und den Workflow ein, um sicherzustellen, dass du immer auf dem neuesten Stand bist.

Tipps & Tricks zur Optimierung des Workflows

Um deine Automatisierung zu optimieren und häufige Fehler zu vermeiden, beachte die folgenden Tipps:

• Überprüfe regelmäßig die Vertragsdaten, um sicherzustellen, dass sie aktuell sind.
• Halte die Kommunikation mit deinem Team offen und arbeite an Verbesserungen zum Workflow.
• Nutze Dashboards in ServiceNow, um einen schnellen Überblick über ausstehende Verträge und kommende Ablaufdaten zu bekommen.

Fazit: Deine Erfolgsgeschichte schreiben

Durch die Implementierung der automatischen Erinnerungen an ablaufende Verträge mit ServiceNow kannst du deinem Unternehmen helfen, rechtliche Risiken zu minimieren, finanzielle Einbußen zu vermeiden und letztlich die Effizienz des gesamten Vertragsmanagements zu steigern. Indem du die Vorteile der Automatisierung nutzt, schaffst du nicht nur einen reibungsloseren Arbeitsablauf, sondern schreibst auch deine eigene Erfolgsgeschichte.

Handlungsaufforderung

Wenn du bereit bist, den nächsten Schritt zu gehen und deine Vertragsverwaltung mit Hilfe von ServiceNow zu optimieren, zögere nicht, unser Entwicklerteam von UXUIX zu kontaktieren. Wir stehen dir mit weiteren Ressourcen, Unterstützung und Expertise zur Seite, um deine Prozesse zu verbessern und maßgeschneiderte Lösungen zu finden. Lass uns gemeinsam die Zukunft der Vertragsverwaltung gestalten!